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Informationen zu Weiterleitungen, Aliasen, Verteilergruppen und freigegebenen Postfächern
Ihr Microsoft 365-E-Mail-Konto enthält mehrere Arten von Adressen, um Zeit zu sparen und die Zusammenarbeit zu verbessern. Diese Adressen sind mit Ihrem E-Mail-Plan verknüpft und verfügen nicht über einen eigenen Benutzernamen oder ein Passwort, um sich anzumelden.
Im Folgenden werden die Funktionen an einem Beispiel erklärt: Ein Immobilienmakler leitet ein Team von Mitarbeitern. Sehen wir uns an, wie er E-Mail-Weiterleitung, Aliase, Verteilergruppen und freigegebene Postfächer verwendet, um mit seinem Team zu arbeiten.
Weiterleitungen
Eine E-Mail-Weiterleitung leitet E-Mails automatisch an ein anderes E-Mail-Konto weiter. Wenn jemand eine Nachricht an Ihre Microsoft 365-E-Mail-Adresse sendet, sehen Sie diese im Posteingang des anderen Kontos.
Der Makler hat sowohl private als auch geschäftliche E-Mail-Konten. Um Zeit beim Abrufen der E-Mails zu sparen, richtet er eine Weiterleitung ein, sodass seine berufliche Microsoft 365-E-Mail-Adresse, z. B. @, automatisch an sein privates Gmail-Konto weitergeleitet wird. Jetzt muss er sich nur noch bei Gmail anmelden, um alle seine E-Mails zu sehen.
Leiten Sie Ihr Microsoft 365-Konto an eine andere E-Mail-Adresse weiter.
Aliase
Aliase sind eine gute Möglichkeit, um ein kleines Unternehmen größer erscheinen zu lassen. Ein Alias ist eine völlig andere E-Mail-Adresse, die einem Postfach hinzugefügt wird. Alles, was an eine Alias-E-Mail-Adresse gesendet wird, landet im Posteingang des primären E-Mail-Kontos.
Der Makler erstellt den Alias karriere@ unter Verwendung seines primären E-Mail-Kontos, beispiel@. Wenn ein zukünftiger Mitarbeiter eine E-Mail an karriere@ sendet, wird sie automatisch an beispiel@ weitergeleitet. Wenn der Makler antwortet, sieht der zukünftige Mitarbeiter eine Nachricht von beispiel@.
Erstellen Sie einen E-Mail-Alias.
Verteilergruppen
Verteilergruppen sparen Zeit, wenn Sie mit einer Gruppe zusammenarbeiten. Anstatt jedes Mal die E-Mail-Adressen einzeln einzufügen, können Sie die Verteilergruppenadresse verwenden, um alle in der Gruppe zu erreichen. Berechtigte Benutzer können auch E-Mails als Verteilergruppe senden, z. B. für HR- oder Schulungsgruppen. Um jemanden außerhalb Ihres Domänennamens einzubeziehen (wie einen Lieferanten oder Anbieter), fügen Sie ihn zuerst als gemeinsamen Kontakt hinzu.
Der Makler erstellt die Verteilergruppe team@, um E-Mails und Kalendertermine an seine drei Mitarbeiter zu senden.
Erstellen Sie eine Verteilergruppe.
Freigegebene Postfächer
Freigegebene Postfächer bieten eine generische E-Mail-Adresse, auf die mehrere Personen zugreifen und von der aus sie senden können. Sie bieten verbesserte kollaborative Funktionen, darunter dedizierten Speicherplatz, um frühere Nachrichten zu sehen, einen gemeinsamen Kalender und Kontakte. Berechtigungen sind erforderlich, um auf eine freigegebene Postfachadresse zuzugreifen oder von ihr aus zu senden
Die beiden Assistenten des Maklers helfen bei allgemeinen Fragen und Anfragen. Um beiden Assistenten den Zugriff auf und das Beantworten von E-Mails zu ermöglichen, erstellt der Makler das freigegebene Postfach fragen@.
Wie richte ich eine E-Mail-Weiterleitung ein?
Richten Sie die Weiterleitung für Ihr Microsoft 365-E-Mail-Konto ein, damit eingehende Nachrichten an ein anderes Konto wie Gmail oder Yahoo weitergeleitet werden. Mit der Weiterleitung können Sie Zeit sparen, indem Sie alle Ihre E-Mails in einem einzigen Konto zusammenfassen.
Erforderlich: Um E-Mails an eine Adresse außerhalb Ihrer Organisation weiterzuleiten (in der Regel eine andere Domain), aktivieren Sie zunächst die externe E-Mail-Weiterleitung.
- Melden Sie sich im Productivity Panel an (verwenden Sie Ihren DomainFactory-Benutzernamen und Ihr Passwort).
- Wenn Sie der Kontoinhaber sind, gehen Sie zu einem Benutzer und wählen Sie Verwalten. Andernfalls gehen Sie zum nächsten Schritt.
- Wenn Sie Administrator sind: Anstatt zu jedem Benutzer zu gehen, öffnen Sie das Admin-Menü auf der linken Seite und wählen Sie E-Mail-Weiterleitung. Wählen Sie Weiterleitung hinzufügen, wählen Sie einen Benutzer (falls Sie mehr als einen haben) und gehen Sie zu Schritt 4.
- Wählen Sie unter "Verwalten" die Option Weiterleitung.
- Überprüfen Sie unter Benutzer, ob der richtige Benutzer ausgewählt ist.
- Geben Sie unter "E-Mail weiterleiten an" die E-Mail-Adresse ein, an die eingehende E-Mails weitergeleitet werden sollen.
- (Optional) Um Kopien der E-Mails in Ihrem Posteingang zu behalten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben "Kopie weitergeleiteter E-Mail aufbewahren”. Wenn Sie dies nicht tun, werden die E-Mails nur an die angegebene Adresse weitergeleitet und es wird keine Kopie in Ihrem Microsoft 365-Konto gespeichert.
- Wählen Sie Speichern. Eine Bestätigungsmeldung wird angezeigt und neue Nachrichten werden automatisch an das andere E-Mail-Konto gesendet. Der Administrator und der Benutzer erhalten ebenfalls eine E-Mail, wenn eine Weiterleitung hinzugefügt wurde.
Wenn ein Fehler auftritt, warten Sie bitte eine Stunde und versuchen Sie es dann erneut. Wie Sie die automatische Weiterleitung in Outlook aktivieren, erfahren Sie auf der Microsoft-Website.
Nachdem eine Weiterleitung hinzugefügt wurde, können Sie diese bearbeiten oder löschen.
- Wenn Sie ein Benutzer sind Wählen Sie erneut Weiterleiten, um Ihre Weiterleitung zu verwalten.
- Wenn Sie Administrator sind Öffnen Sie das Admin-Menü und wählen Sie E-Mail-Weiterleitung. Neben jedem Benutzer können Sie das Bleistiftsymbol zum Bearbeiten oder das Papierkorbsymbol zum Löschen wählen.
Wie erstelle ich einen E-Mail-Alias?
Loggen Sie sich in das Productivity Panel ein.
Klicken Sie auf Administrator und dann E-Mail-Aliasnamen.
Die Registerkarte Admin wird geöffnet, um die E-Mail-Aliase anzuzeigen.
Wählen Sie Alias hinzufügen.
Wählen Sie den Benutzer aus der Dropdown-Liste aus (wenn Sie nur eine E-Mail-Adresse haben, ist diese standardmäßig ausgewählt).
Geben Sie unter Alias eingeben Ihren neuen Alias ein.
Wählen Sie Speichern.
Ihr neuer E-Mail-Alias wird nun auf der Seite “E-Mail-Aliase” angezeigt. Sie können jederzeit zu dieser Seite zurückkehren, um Aliase hinzuzufügen, mit dem Bleistiftsymbol zu bearbeiten oder mit dem Papierkorbsymbol zu löschen.
Wie erstelle ich eine Verteilergruppe?
Verteilergruppen ermöglichen es Ihnen, mehrere Benutzer in Ihrer Organisation über eine einzige E-Mail-Adresse zu erreichen. Sie sind ideal, wenn Sie mehrere Projekte oder Abteilungen haben - verwenden Sie einfach eine E-Mail-Adresse, um Ankündigungen oder Einladungen zu Besprechungen zu versenden.
So richten Sie eine Verteilergruppe ein:
Melden Sie sich im Productivity Panel an (verwenden Sie Ihren DomainFactory-Benutzernamen und Ihr Passwort).
Wählen Sie auf der linken Seite Administrator und dann Verteilergruppen.
Klicken Sie auf Verteilergruppe hinzufügen.
Geben Sie einen Namen für die Verteilergruppe ein.
Geben Sie die E-Mail-Adresse für die Verteilergruppe ein.
Beispiel: Gruppenname "Marketingteam" und Adresse marketing@beispiel.com.Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn Benutzer außerhalb Ihrer Organisation E-Mails an diese Gruppe senden dürfen.
Klicken Sie auf Speichern. Ihre neue Verteilergruppe ist nun einsatzbereit.
Falls ein Fehler auftritt, warten Sie bitte eine Stunde und versuchen Sie es dann erneut. Alternativ können Administratoren Verteilergruppen im Exchange Admin Center (EAC) erstellen. Weitere Informationen zum Erstellen von Verteilergruppen im EAC finden Sie bei Microsoft.
Verteilergruppen können jederzeit hinzugefügt, bearbeitet (Stiftsymbol) oder gelöscht (Papierkorbsymbol) werden.
Wie erstelle ich ein geteiltes Postfach?
Geteilte Postfächer ermöglichen es einer Gruppe von Personen, Nachrichten von einer gemeinsamen E-Mail-Adresse zu lesen und zu versenden. Beispielsweise können Sie für Ihr Unternehmen ein gemeinsames Postfach mit dem Namen info@beispielunternehmen.de einrichten. Wenn ein Kunde eine E-Mail an info@beispielunternehmen.de sendet, erhalten alle Mitarbeiter, die Zugriff auf dieses Postfach haben, die Nachricht und können darauf antworten.
Melden Sie sich beim Exchange Admin Center an. Verwenden Sie Ihre Microsoft 365 E-Mail-Adresse und Ihr Passwort (Ihr DomainFactory-Benutzername und Passwort funktionieren hier nicht).
Wählen Sie unter Empfänger die Option Postfächer.
Klicken Sie auf Freigegebenes Postfach hinzufügen. Das Fenster Freigegebenes Postfach hinzufügen öffnet sich auf der rechten Seite.
Geben Sie einen Anzeigenamen ein, der der Name Ihres gemeinsamen Postfachs sein wird. Dies ist der Name, den die Empfänger sehen, wenn sie E-Mails von dieser Adresse erhalten.
Geben Sie eine E-Mail-Adresse für die gemeinsame Mailbox ein. Dies ist der Name der Adresse vor dem @-Zeichen. Beispiel: Sie können kontakt@ für allgemeine Anfragen oder vertrieb@ für Ihr Vertriebsteam verwenden.
Nutzen Sie Domänen auswählen, um eine Domain aus der Liste zu wählen.
(Optional) Geben Sie einen Alias für Ihre Mailbox ein.
Wählen Sie Erstellen. Ihre Mailbox wird gespeichert. Sie erhalten eine Erfolgsmeldung, wenn das gemeinsame Postfach erstellt wurde. Es kann einige Minuten dauern, bis Sie Mitglieder hinzufügen können.
Wählen Sie unter “Nächste Schritte" den Punkt Diesem Postfach Benutzer hinzufügen.
Wählen Sie unter im neuen Fenster Mitglieder hinzufügen.
Wählen Sie die Benutzer aus, die Zugriff auf das gemeinsame Postfach haben sollen, und speichern Sie Ihre Auswahl.
Um zu bestätigen, dass Sie Delegiertenrechte für diese Postfächer hinzufügen möchten, wählen Sie Bestätigen.
Sie sehen eine Erfolgsmeldung, wenn die ausgewählten Benutzer zum Postfach hinzugefügt wurden. Es kann bis zu 60 Minuten dauern, bis Ihre Änderungen in Outlook und Outlook im Web angezeigt werden.
Wie erstelle ich App-Passwörter?
App-Passwörter sind erforderlich, wenn Sie die SMTP-Authentifizierung aktiviert haben und die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) eingerichtet ist. Nachdem Sie die MFA eingerichtet haben, können Sie App-Passwörter verwenden, um sich bei älteren Apps und Geräten anzumelden, die keine Sicherheitscodes unterstützen. Sie können dasselbe App-Passwort für mehrere Geräte verwenden oder für jedes Gerät ein Neues erstellen.
So gehen Sie vor:
Melden Sie sich auf der Microsoft-Sicherheitsinformationen-Seite an. Verwenden Sie Ihre Microsoft 365-E-Mail-Adresse und Ihr Passwort (Ihr DomainFactory-Benutzername und Passwort funktionieren hier nicht).
Geben Sie den Verifizierungscode ein, der an Ihr Telefon gesendet wurde, oder verwenden Sie die Microsoft Authenticator-App, um zu bestätigen, dass Sie berechtigt sind, auf Ihr E-Mail-Konto zuzugreifen.
Wählen Sie die Option Anmeldemethode hinzufügen.
Erforderlich: Um App-Passwörter zu verwenden, müssen Sie zunächst eine MFA-Methode einrichten. Ein Administrator muss MFA für Sie aktivieren und durchsetzen. Möglicherweise müssen Sie sich abmelden und dann erneut anmelden, um die Methode einzurichten.
Wählen Sie unter "Methode auswählen" die Option App-Passwort und klicken Sie dann auf Hinzufügen.
Geben Sie einen Namen ein, der Ihnen hilft, sich zu erinnern, wann Sie das Passwort verwenden, zum Beispiel den Namen Ihres Geräts, und wählen Sie dann Weiter.
Ihr Passwort wird angezeigt. Wählen Sie App-Passwort in die Zwischenablage kopieren und speichern Sie Ihr Passwort an einem sicheren Ort. Das Passwort kann später nicht mehr angezeigt werden.
Wählen Sie Fertig. Sie können zur Seite Sicherheitsinformationen zurückkehren, um Passwörter zu erstellen oder zu löschen.
Nun können Sie Ihr App-Passwort verwenden, um sich auf Ihrem Gerät anzumelden. Dies müssen Sie nur einmal pro App tun. Um App-Passwörter zu löschen, wählen Sie neben der Anmeldemethode "Löschen" und bestätigen Sie, dass Sie es löschen möchten.
