Zeitmanagement: Praktische Tipps & Tools für mehr Effizienz

Welche Methoden des Zeitmanagements gibt es?

Um das eigene Zeitmanagement zu optimieren, stehen verschiedene Methoden zur Verfügung. Die Pomodoro-Technik, die Eisenhower-Matrix, die ABC-Analyse und die GTD-Methode zählen zu den bekanntesten.

Die Pomodoro-Technik: Aufgaben in Teilschritten bearbeiten

Bei dieser Technik wählen Sie sich eine Aufgabe und notieren kurz, was für ihre Erledigung alles getan werden muss. Stellen Sie den Timer auf 25 Minuten ein und bearbeiten Sie diese Aufgabe, bis er klingelt, dann machen Sie 5 Minuten Pause. Anschließend starten Sie mit den nächsten 25 Minuten usw. Nach zwei Stunden machen Sie 30 Minuten Pause.

Die Eisenhower-Matrix: Aufgaben nach Prioritäten sortieren

Diese Zeitmanagement-Methode eignet sich besonders für Führungskräfte, die Aufgaben an Mitarbeitende delegieren können. Hierfür ordnen Sie jede Aufgaben einer der folgenden vier Kategorien zu:

• wichtig und muss sofort erledigt werden
• wichtig, kann aber später erledigt werden
• nebensächlich und kann an Mitarbeitende delegiert werden
• weder wichtig noch dringend, kann von der To-do-Liste gestrichen werden.

Die ABC-Analyse: Die Ausrichtung des Unternehmens prüfen

Mit dieser Methode können Sie Ihr Ressourcenmanagement überprüfen. Verwenden Sie beispielsweise zu viel Zeit auf kleine Kunden (C-Kunden), die kaum Umsatz bringen? Könnten Sie diese Zeit in A-Kunden investieren, um schneller und stabiler zu wachsen? Sortieren Sie Ihre Kunden, Produkte und Dienstleistungen in den Kategorien A bis C ein und analysieren Sie auch Ihre Prozesse nach diesem Schema.

Die GTD-Methode: Für einen freien Kopf 

GTD steht für “Getting Things Done”, eine Selbstmanagement-Methode, die fünf Schritte umfasst: 

• Sammeln: Alle Aufgaben, Ideen und Termine werden digital festgehalten.
• Verarbeiten: Die Aufgaben werden vier Kategorien zugeordnet – sofort, vielleicht, delegieren, Müll (siehe Eisenhower-Matrix).
• Organisieren: Die Aufgaben werden in Listen einsortiert, bspw. morgens, mittags, abends.
• Durchsehen: Die Listen werden regelmäßig ”geputzt”. Das dient nicht zuletzt als Erfolgskontrolle.
• Erledigen: Anhand von Kontext, verfügbarer Zeit und Energie sowie Priorität werden die Aufgaben abgearbeitet.

Diese Zeitmanagement-Technik erfordert zwar viel Vorarbeit. Dann aber können Sie sich gezielt auf die jeweilige Aufgabe konzentrieren. Kreisende Gedanken um offene To-dos gehören der Vergangenheit an.  

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Welche Tools für Zeitmanagement gibt es?

Auf dem Markt finden sich eine ganze Reihe an Tools, mit denen Sie Ihr individuelles Zeitmanagement sowie das Ihrer Teams verbessern können.

Kalender-Apps

Mit einer Kalender-App organisieren Sie alle Ihre Termine, können Teilnehmer zu (virtuellen) Meetings einladen und Adressen hinterlegen. Manche Apps umfassen eine Wettervorhersage für eine bessere Planung, Cloud-Synchronisation oder gemeinsame Kalender für Teams. 

To-do-Apps

Die benutzerfreundlichen Tools ermöglichen es, Listen aller Aufgaben anzulegen und diese mit Fälligkeitsterminen oder Dokumenten zu verbinden. Bei manchen Anbietern können Sie Ihre Listen auch mit anderen Personen teilen sowie die App in andere Anwendungen einbinden.

Zeiterfassungstools

Dank Tools zur Arbeitszeiterfassung können Freelancer und Unternehmen den Zeitaufwand pro Projekt oder für Teilaufgaben genau festhalten, Projektkosten kalkulieren und die Produktivität überblicken. Je nach Funktionsumfang lassen sich damit u. a. auch Schichten und Abwesenheiten verwalten sowie Erinnerungen für regelmäßige Pausen versenden.

Projektmanagement-Tools

Komplexe Aufgaben und Projekte lassen sich mithilfe einer Projektmanagement-Software effizient bearbeiten. Alle Teammitglieder haben damit jederzeit Zugriff auf alle relevanten Projektinformationen, Dokumente und Fristen, können über das Tool einfach miteinander kommunizieren und ihre Aufgaben flexibel und ortsunabhängig bearbeiten.

Workflow-Tools

Mithilfe einer Workflow-Management-Software können Sie Arbeitsabläufe im Unternehmen digitalisieren und automatisieren. So führen Sie die Nutzer Schritt für Schritt durch den jeweiligen Workflow. Das spart Zeit und Kosten.

Tipps für ein effizientes Zeitmanagement

Neben den Methoden und Tools für ein besseres Zeitmanagement sollten Sie diese allgemeinen Tipps beherzigen:

• Ermitteln Sie persönliche Zeitfresser wie eintreffende E-Mails, Meetings, Small Talk oder das Smartphone und reduzieren oder vermeiden Sie diese Ablenkungen.
• Analysieren Sie, wie viel Zeit Sie für wiederkehrende Aufgaben benötigen, und planen Sie entsprechend.
• Bleiben Sie diszipliniert, um neue Routinen zu entwickeln.
• Erledigen Sie unangenehme Aufgaben, statt sie aufzuschieben.
• Planen Sie Puffer für unvorhersehbare Ereignisse ein, z. B. spontane Anrufe.
• Sortieren Sie Ihre Aufgaben nach Priorität und erledigen Sie die wichtigsten zuerst.
• Delegieren Sie Verantwortung an Mitarbeiter, die für die jeweilige Aufgabe mehr Erfahrung oder Kompetenz mitbringen.
• Kommunizieren Sie klar mit Ihrem Team, beispielsweise zu Zeiten, in denen Sie nicht gestört werden möchten.
• Planen Sie Pausen und Erholungszeiten ein.

So implementieren Sie Zeitmanagement im Unternehmen

Zunächst sollten Sie prüfen, welche Tools für Projektmanagement, Workflows oder Zeiterfassung am besten zu Ihren Unternehmensprozessen passen. Für individuelles Zeitmanagement können Sie Mitarbeitern und Führungskräften Schulungen anbieten, wo sie verschiedene Techniken für ihren Arbeitsalltag kennenlernen. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran: Zeigen Sie Selbstdisziplin, entwickeln Sie neue Routinen und nutzen Sie Ihre Zeit produktiv.

Zeitmanagement hat viele Vorteile

Es lohnt sich, Zeit in ein effizientes Zeitmanagement zu investieren. Denn die Vorteile sind zahlreich: weniger Stress, bessere Work-Life-Balance, mehr Leistung und eine höhere Produktivität. Das gilt sowohl für Einzelpersonen als auch für das gesamte Team. Probieren Sie aus, welche Zeitmanagement-Methoden und -Tools am besten zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passen, damit Sie Ihre Zeit optimal für den Unternehmenserfolg einsetzen können.  

Titelmotiv: Photo by Luke Chesser on Unsplash