Das Wichtigste in Kürze:

• Eine professionelle E-Mail-Adresse zeugt von Seriosität. 
• Professionelle E-Mail-Adressen können Sie sehr aussagekräftig und frei nach Ihren Wünschen gestalten.
• Eine neue E-Mail-Adresse für Sie und Ihre Mitarbeiter einzurichten ist sehr einfach.

Was sind die Vorteile einer professionellen E-Mail-Adresse?

Eine E-Mail-Adresse besteht aus vier Teilen: Name, @-Symbol, Domainname und Top-Level-Domain (TLD), also der Domain-Endung. Der Empfänger entscheidet anhand von E-Mail-Adresse und Betreff, ob die Nachricht als seriös bewertet und geöffnet wird oder im Spam-Ordner bzw. dem Papierkorb landet. 

Während eine kostenlose Adresse beim Empfänger schnell den Eindruck hinterlassen kann, dass Sie es mit Ihrem Geschäft nicht so ernst nehmen, signalisiert eine professionelle E-Mail-Adresse Seriosität und Vertrauenswürdigkeit – eine wichtige Basis für gute Geschäftsbeziehungen und um Ihre Umsätze zu steigern.

Der wichtigste Vorteil: Sie können (und sollten!) den Namen Ihrer Firma in Ihrer E-Mail-Adresse nutzen, und zwar ohne weitere Zusätze, die letztlich nur Werbung für den Freemail-Anbieter machen. Nutzen Sie stattdessen eine professionelle E-Mail-Adresse, stärken Sie mit jeder verschickten Mail Ihre Marke. Dafür sollten Sie für Ihr Geschäft einen eigenen, gut passenden Domainnamen wählen (siehe unten) – beim Webhosting von DomainFactory können Sie damit dann beliebig viele E-Mail-Adressen nutzen.

Kostenlose Firmen-E-Mail-Adresse erstellen? Keine gute Idee!

Damit ist ein weiterer gravierender Nachteil kostenloser Firmen-E-Mail-Adressen angesprochen, Die Auswahl an verfügbaren Namen ist hier stark eingeschränkt. Eine E-Mail-Adresse muss stets eine einzigartige Kombination aus Name, Domainname und TLD sein. Bei den weit verbreiteten kostenlosen Domains wird das jedoch immer schwieriger, da der Domainname vorgegeben ist und z. B. die meisten Familiennamen und Vornamen sowie die daraus resultierenden Kombinationen längst vergeben sind. Oft findet man daher bei kostenlosen Adressen besonders „kreative“ Namen, beispielsweise Kombinationen aus Hobby und Spitzname (z. B. angelschluffi@musterprovider.com), oder es werden Buchstaben durch Zahlen oder Sonderzeichen ersetzt (sog. Leetspeak). Solche Adressen sollten Sie für Ihre professionelle Kommunikation jedoch unbedingt vermeiden. Bei professionellen E-Mail-Adressen haben Sie dagegen eine weitaus größere Auswahl, da sie auch den Domainnamen frei wählen können (soweit der Name Ihrer Wunschdomain nicht bereits vergeben ist).

Auch die Postfachgröße (Mailspace), also das Speichervolumen kostenloser E-Mail-Postfächer, ist bei kostenlosen Mail-Adressen meist recht gering und beträgt unter Umständen nur wenige 100 MB. Das wirkt sich oft nachteilig aus, ebenso wie die oft deutliche Volumenbeschränkung für E-Mail-Anhänge. Ein weiterer Nachteil: Freemail-Anbieter finanzieren sich oft über Werbeeinblendungen, die schnell nervig werden können. Diese Nachteile können Sie mit der Einrichtung einer professionellen Firmen-E-Mail-Adresse vermeiden.
 

Wie Sie eine kann ichprofessionelle FirmenGeschäfts-E-Mail-Adressen erstellen können?

Für eine geschäftliche E-Mail-Adresse brauchen Sie eine eigene Domain, zum Beispiel „mueller-gaertnerei-bonn.de“. Mit dieser Domain haben Sie zwei Möglichkeiten:
•    Sie kombinieren die Domain mit einem Webhosting-Paket und stellen Ihre eigene Website ins Internet. E-Mail-Postfächer sind bei den verschiedenen Webhosting-Paketen inklusive.
•    Wenn Sie (noch) keine eigene Website haben, richten Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse per E-Mail-Hosting ein. Dies ist die günstigere Variante.

Was sollten Sie bei der Wahl der richtigen Domain- und Postfach-Namen beachten?

Für berufliche Zwecke ist es sinnvoll, den Unternehmensnamen und/oder die Dienstleistung für den Domainnamen zu verwenden. Möchte Max Müller für seine Gärtnerei und für die Kommunikation mit Lieferanten und Kunden eine professionelle Geschäfts-E-Mail-Adresse nutzen, sichert er sich zum Beispiel den Domainnamen „mueller-gaertnerei-bonn.de“. (Mehr Tipps dazu finden Sie in diesem Blogartikel: So (er)finden Sie den perfekten Namen für Ihr Unternehmen und Ihre Domain.)

In Verbindung mit einem E-Mail-Paket kann er jetzt individuell E-Mail-Adressen vergeben, etwa:

• max.mueller@MUSTERMANN-gaertnerei-bonn.de für E-Mails vom Chef
• info@MUSTERMANN-gaertnerei-bonn.de für die allgemeine Kommunikation
• covid19@MUSTERMANN-gaertnerei-bonn.de für die Krisen-Kommunikation
• rechnung@MUSTERMANN-gaertnerei-bonn.de für Rechnungen
• mitarbeiterXYZ@MUSTERMANN-gaertnerei-bonn.de für weitere Mitarbeiter

Kunden erkennen auf diese Weise die E-Mails des Unternehmens bereits am Absender. Vermeiden Sie aber allzu private oder „kreative“ Namen, ebenso Leetspeak, denn solche Namen wirken auch in Kombination mit professionellen Domainnamen schnell unseriös. Als Adresse für allgemeine Anfragen oder allgemeine Themen lohnt sich die Einrichtung einer info@-E-Mail Adresse. Allerdings sind solche Adressen auch häufig Ziele für Spam-Mails. 

Empfehlung: Nutzen Sie auch unsere Tipps zum Verbessern der Kundenbeziehungen mit Newslettern und für funktionierende Betreffzeilen in Newslettern!

Professionelle E-Mail-Adressen und E-Mail-Postfächer einrichten: Darauf müssen Sie achten

Eine neue professionelle E-Mail-Adresse richten Sie über das Kundenmenü des Hosting-Anbieters ein. Je nach gewähltem E-Mail-Hosting-Paket unterscheiden sich die Angebote nach:
•    dem verfügbarem Mailspace
•    der Anzahl und Größe der E-Mail-Postfächer
•    den Zusatzfunktionen

Unternehmen mit Mitarbeitern brauchen meist mehrere E-Mail-Postfächer

Das E-Mail-Postfach entspricht dem Briefkasten am Haus. Die Firmen-E-Mail-Adressen stehen für die Namensschilder am Briefkasten. Sie können je nach Bedarf eine oder mehrere E-Mail-Adressen mit einem E-Mail-Postfach verbinden.

Für allein arbeitende Selbstständige kann ein E-Mail-Postfach und ganz genügen. Da in  diesem Fall der Empfänger von Anfragen, Rechnungen und Bestellungen ein und dieselbe Person ist, können auch alle eingehenden Nachrichten im selben Postfach landen. Für die Kundenkommunikation nach außen können verschiedene seriöse E-Mail-Adressen eingerichtet werden (z. B. eine info@- und eine m.mustermann@-Adresse). 

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen weitere Mitarbeiter beschäftigen, sollten Sie die Einrichtung mehrerer Postfächer in Erwägung ziehen. Denn mit der Vergabe von unterschiedlichen Postfächern können Sie regeln, wer auf welche E-Mails zugreifen kann.

Catchall-Funktion

Normalerweise werden E-Mails, die Tippfehler oder falsche Namen in der E-Mail-Adresse enthalten, als unzustellbar an den Absender zurückgeschickt. Mit der sogenannten Catchall-Funktion können Sie aber auch festlegen, dass E-Mails mit nicht existierenden E-Mail-Adressen für Ihre Domain an eine bestimmte E-Mail-Adresse weitergeleitet werden. Das kann beispielsweise sinnvoll sein, wenn bestimmte Namen in Ihrer Domain häufig wechseln, oder wenn Sie Kundenanfragen mit fehlerhafter Adressierung auf keinen Fall verpassen möchten.  Hierfür muss das E-Mail-Catchall für die jeweilige Domain im Kundenmenü Ihres Anbieters aktiviert werden. Allerdings kann die Aktivierung der Catchall-Funktion auch Nachteile haben, beispielsweise eine Zunahme von Spam-Mails.

Eine geschäftliche E-Mail-Adresse einrichten mit MyMail

Das E-Mail-Hosting-Angebot MyMail ebnet den günstigen, schnellen und einfachen Weg zur professionellen E-Mail-Adresse. Die Nachrichten sind mit SSL verschlüsselt, Spam und Viren werden zuverlässig herausgefiltert. Sie können von überall auf die E-Mails zugreifen und profitieren von zahlreichen Zusatzfunktionen für mehr Ordnung und eine bessere Organisation. Darüber hinaus können Sie je nach Paket bis zu 100 Postfächer einrichten.

Es lohnt sich immer, eine info@ E-Mail Adresse zu erstellen, da sich diese im Laufe der Zeit als üblicher Ansprechpartner für allgemeine Themen etabliert hat.

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