POP3, IMAP, HostedExchange oder Office 365?

POP3

Bei der Verwendung von POP3 werden die Nachrichten direkt durch das E-Mailprogramm abgeholt und lokal auf dem Rechner gespeichert. Das bedeutet, dass das Postfach auf dem Server nach dem Abruf leer ist und somit der zugewiesene Speicherplatz wieder vollständig zur Verfügung steht.

POP3 wird inzwischen nicht mehr so häufig verwendet und gilt teils schon als etwas "veraltet". Nicht ganz zu Unrecht, seit serverseitige Backuplösungen immer mehr erwünscht sind und fast jeder seine E-Mails über mehrere Endgeräte, also Rechner, Tablet, Smartphone etc. abruft.

Aber es gibt nach wie vor auch gute Gründe, POP3 zu nutzen:

• Sinnvoll ist der Einsatz von POP3 dann, wenn die Gesamtgröße Ihres Postfachs relativ gering ist: Durch den Abruf der Nachrichten in das E-Mailprogramm wird das Postfach auf dem Server immer wieder geleert, so dass der serverseitige Speicherplatz wieder frei wird und neue E-Mails entgegengenommen werden können.
• Die meisten E-Mailprogramme bieten die Möglichkeit, Nachrichten noch für einen bestimmten Zeitraum auf dem Server zu belassen und erst nach Ablauf dieses Zeitraums zu entfernen. Dadurch können Sie Nachrichten, die z.B. versehentlich im E-Mailprogramm gelöscht wurden, auf dem Server (über Webmail) nochmals abrufen. So können die Nachrichten auf dem Server in unserem nächtlichen Backup gesichert werden. ❗ Bitte beachten Sie dabei, dass das nur für den Posteingang gilt. Eigene Unterordner, gelöschte und gesendete Nachrichten sind dabei nicht enthalten, da diese bei POP3 nicht zum Server synchronisiert werden.

IMAP

Beim Abruf der E-Mails via IMAP synchronisiert sich das E-Mailprogramm mit dem Server und stellt das Postfach somit genau so dar, wie es auf dem Server vorhanden ist.

IMAP wird viel verwendet, da alle Endgeräte (z.B. Rechner, Smartphone etc.) den gleichen Datenbestand – also den des Postfachs auf dem Server – wiedergeben und synchronisieren. Oder einfach mit einem Beispiel gesagt: Eine E-Mail, die Sie unterwegs vom Handy verschickt haben, erscheint auch im Mailprogramm auf Ihrem Rechner zu Hause oder im Büro im Ordner für gesendete Nachrichten. Lesen Sie eine E-Mail unterwegs, wird sie auch im Mailprogramm auf auf dem Rechner als gelesen markiert.

Das hat den Vorteil, dass neben den Nachrichten im Posteingang auch alle anderen Ordner wie z.B. der Papierkorb oder der Ordner für gesendete Nachrichten im nächtlichen Backup erfasst wird.

Da bei IMAP die Mails direkt auf dem Server gespeichert werden, wird der Speicherplatz des Postfachs mehr belastet. Aber: Ist eine Auslastung von 70 % erreicht, schickt unser Mailsystem automatisch eine Warnung an das betroffene Postfach.

Um wieder Speicherplatz freizugeben, gibt es mehrere Möglichkeiten. Sie können...

• ... den Mailspeicherplatz über das Kundenmenü unter dem Menüpunkt "E-Mailadressen / HostedExchange" erhöhen, sofern dem Postfach noch nicht die maximale Postfachgröße (abhängig vom genutzten Tarif) zugewiesen wurde.
• ...nicht mehr benötigte E-Mails löschen.
• ...die E-Mailadresse über das Kundenmenü z.B. auf archiv@domain.tld umbenennen und dann mit dem ursprünglichen Namen neu eingerichten. Die Adresse archiv@domain.tld ist dann nach wie vor erreichbar, sodass Sie die Nachrichten abrufen können. Das neue Postfach mit dem ursprünglichen Namen ist leer und kann somit wieder Nachrichten empfangen.
• ...die Nachrichten des Posteingangs per POP3 komplett auf den Rechner herunterladen und dann auf dem Server löschen.

HostedExchange

HostedExchange-Postfächer bieten im Vergleich zu POP3/IMAP-Postfächern neben dem E-Mailempfang und -versand noch weitere Funktionen, die gerade im geschäftlichen Betrieb äußerst nützlich bzw. für viele sogar unentbehrlich sind.

Insbesondere die Synchronisation der E-Mails, Aufgaben, Kontakte und Kalender vom Server zu verschiedenen Endgeräten sind dabei wichtige Funktionen, durch die eine einfache Verwaltung der Daten möglich ist.

Nahezu jeder hat inzwischen neben dem normalen Desktoparbeitsplatz ein zweites oder sogar drittes Endgerät wie ein Smartphone, einen Laptop oder ein Tablet. Und wie praktisch ist es, wenn man unterwegs auf dem Handy einen Termin speichert, an den man später am Rechner über das Outlook erinnert wird? Auch eine Backuplösung aller Daten ist selbstverständlich vorhanden.

Weiter haben Sie mit HostedExchange die Möglichkeit, bestimmte Bereiche des eigenen Postfachs für andere HostedExchange-Nutzer der gleichen Domäne freizugeben, sodass diese auf das Postfach zugreifen und Daten lesen, erfassen oder ändern dürfen.

Den kompletten Funktionsumfang von HostedExchange haben wir in diesem Video zusammengestellt:

[embed width="560" height="315"]https://www.youtube.com/embed/Yl5qkUAmWXU[/embed]

Unseren YouTube-Kanal finden Sie hier: DomainFactory auf YouTube

Wer also sein Postfach nicht nur für die Verwaltung von E-Mails, sondern auch für die Synchronisation von Kontakt- und Kalenderdaten und Aufgaben nutzen möchte, sollte sich für ein HostedExchange-Postfach entscheiden, das sicher auf den Servern im DomainFactory Rechenzentrum verwaltet wird.

Office 365

Office 365 ist mehr als nur ein reiner E-Maildienst: Zusätzlich zu einem Exchangepostfach, das mit allen Exchange-Funktionen je nach Tarif enthalten ist,  nutzen Sie mit Office 365 eine Komplettlösung für Ihren flexiblen Arbeitsplatz, auf den Sie auch unterwegs aus mit Laptop, Tablet oder Smartphone jederzeit und sogar im Team zugreifen können.

Enthalten sind Anwendungen wie Word, Excel, Skype for Business , Powerpoint und vieles mehr – natürlich immer die neuste Version. Mehr Informationen, wie Office 365 Ihnen den Büroalltag erleichtert , finden Sie hier:

[actioncard]Office 365 als Retter für den Büroalltag: Stellen Sie sich vor…

Insbesondere für Kleinunternehmer gibt es zahlreiche Herausforderungen, die meist selbst und am besten alle auf einmal gelöst werden müssen. Hier zeigen wir, wie Office 365 sogar zum Retter in kniffeligen Büroalltags-Situationen wird.

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Sie haben bei Office 365 volle Kontrolle über Ihre Daten, die in Ihrem Online-Speicher sicher in den Rechenzentren von Microsoft in Irland und den Niederlanden gespeichert werden.

Fazit

Wie Sie sehen, es gibt viele Möglichkeiten, E-Mail zu nutzen. Was genau das Richtige für Sie ist, hängt ganz von Ihren Ansprüchen an das Postfach ab. Generell kann man sagen, dass für die private Nutzung meist POP3 oder IMAP ausreicht und im Geschäftsleben, gerade wenn Sie im Team arbeiten, nach aller Wahrscheinlichkeit ein HostedExchange Paket oder Office 365 die richige Wahl ist.

POP3 und IMAP Postfächer können Sie bei DomainFactory ab dem Tarif MyMail einrichten:

www.df.eu: MyMail

In allen Webhosting- und Serverpaketen ist auch Mailspace enthalten, sodass Sie in diesen Paketen ebenso POP3 und IMAP-Postfächer erstellen können.

Details zu HostendExchange und die Möglichkeit zur Bestellung finden Sie hier:

www.df.eu: HostedExchange

Als Bestandskunde klicken Sie in Ihrem Kundenmenü einfach auf "E-Mailadressen / HostedExchange", um ein HostedExchange-Postfach zu erstellen.

Office 365 finden Sie hier auf unserer Webseite:

www.df.eu: Office 365

Bestandskunden ist die Bestellung über das Kundenmenü über "Office 365" möglich.