Office 365 – in Zukunft einfacher arbeiten

Veröffentlicht am 04.05.2016 von Anna Philipp

Die Digitalisierung der Arbeitswelt, flexible Arbeitszeitmodelle und Bürolandschaften verändern den „Arbeitsplatz der Zukunft“. Auch kleine und mittlere Unternehmen suchen nach effektiven und sicheren Anwendungen, die adäquate Lösungen für die Kommunikation, Zusammenarbeit und Mobility in diesem veränderten Arbeitsumfeld unterstützen. Office 365 bietet mit seinem skalierbaren Modell eine einfache Lösung.

Flexibler Arbeitsplatz

Ob auf Reisen oder von zu Hause, der Zugang zu E-Mails, Projekten oder Dateien von Teams ist in vielen Unternehmen – vor allem kleineren und mittelständischen – noch nicht umfassend möglich. Meist wegen Sicherheitsbedenken, zum Beispiel wegen mangelnder Verschlüsselung der lokalen Postfachdateien. Diese Sorge ist allerdings mittlerweile hinfällig.

Heute ist es vielmehr die fehlende Unterstützung von Mobilität, die Probleme macht oder gar Risiken birgt: So werden häufig Unternehmensinformationen auf kommerzielle Services außerhalb der Kontrolle des Unternehmens ausgelagert. Außerdem sind Home-Office-Mitarbeiter oft mit Hürden beim sicheren Zugriff auf die Unternehmensdaten konfrontiert.

Die Entwicklung zu größerer Mobilität hat dabei mehrere Facetten:

Eine immer umfangreichere Ausstattung der Mitarbeiter mit mobilen Endgeräten wie Notebooks, Tablets und Smartphones
Die Nutzung privater mobiler Geräte im Unternehmen, Stichwort „Bring your own Device" (BYOD)
Die Flexibilisierung des Arbeitsplatzes, etwa in Form von Home-Office-Modellen oder der Arbeit von unterwegs

Das Online-Büro: Office 365

Sicherheit

Das Wichtigste zuerst: Office 365 bietet die Möglichkeit, einen kostengünstigen und flexiblen Service bei gleichzeitig hoher Datensicherheit und hohem Datenschutz zu nutzen. Es wird eine separierte Umgebung speziell für das Unternehmen geschaffen, mit der sichergestellt ist, dass die Informationen unter der eigenen Kontrolle bleiben.

Office 365 ist praktisch immer und überall dabei

Anwender können Word-, Excel- und PowerPoint-Dokumente, die in der Microsoft Cloud oder auf einem Sharepoint-Server gespeichert sind, problemlos unterwegs bearbeiten. Dank Offline-Modus sogar dann, wenn keine Internetverbindung besteht. Durch die Synchronisierung werden Dokumente, die man zuletzt auf dem Desktop-PC bearbeitet hat, in den mobilen Apps in der Liste der zuletzt verwendeten Dokumente aufgeführt und sind so schnell zu finden.

Collaboration – super einfach mit Outlook-Gruppen

Ein besonderes Plus bieten die neuen Outlook-Gruppen für die Zusammenarbeit innerhalb von Abteilungen oder Projekten. Ganz einfach werden hier alltägliche Herausforderungen wie die Kommunikation untereinander, die Organisation von Terminen und auch Zugriffzugriffsberechtigungen für die Bearbeitung gemeinsamer Dokumente geregelt.

Ähnlich wie in sozialen Netzwerken gelernt, können Gruppen von jedem Mitglied des Projekts angelegt werden, sodass alle Gruppenmitglieder professionell miteinander arbeiten können:

Kommunikation: Jede Gruppe bekommt eine eigene Mail-Adresse. Gruppenunterhaltungen können entweder über eine E-Mail an die Gruppe, direkt als „Konversation“ in Outlook oder über die Gruppen-App gestartet werden, wie es zum Beispiel auch bei Facebook üblich ist.
Termine: In einem Gruppen-Kalender werden gemeinsame Termine gepflegt. Bei Bedarf können sie auch von extern eingesehen werden.
Protokolle: Jede Gruppe besitzt ein OneNote-Notizbuch. Hier können Informationen, Berichte oder Gesprächsnotizen – auch gleichzeitig – eingefügt werden.
Dokumente: In einer zentralen Dateiablage können alle Dateien online und offline abgelegt werden.

Fazit:

Mit Office 365 erhält jedes Unternehmen – ganz gleich welcher Größe – leistungsstarke Arbeitsplätze, die es flexibel aufbauen und an die Bedürfnisse unterschiedlicher Mitarbeitergruppen anpassen kann. Die Mitarbeiter können auf ihren Arbeitsplatz jederzeit von unterwegs aus mit Laptop, Tablet oder Smartphone zugreifen.

Die IT kann zudem das eigenorganisierte Arbeiten fördern und gegebenenfalls BYOD im Unternehmen einbinden.

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Office 365 bei DomainFactory

Office 365 können Sie jetzt direkt bei DomainFactory nutzen – wenn Sie möchten, auch mit Ihrer eigenen Domain! Nutzen Sie…

…E-Mail und Kalender: Professionelle E-Mail-Funktionen auf der vertrauten Outlook-Oberfläche, Zugriff vom Desktop-PC oder über einen Webbrowser sowie über die Outlook Web App
…Onlinekonferenzen: Onlinebesprechungen als Video-Konferenz (HD-Qualität) oder Audio, Bildschirmfreigabe per Mausklick
…Chatnachrichten und Skype-Konnektivität: Per Chatnachricht, Sprach- oder Videoanruf kommunizieren
…OneDrive – Dateien speichern und freigeben: Mit OneDrive for Business erhält jeder Benutzer 1 TB Speicherplatz, kann damit Dateien für andere Personen innerhalb und außerhalb des Unternehmens freigeben und steuern, wer welche Dateien ansehen und bearbeiten kann
…Office: Word-, OneNote-, Outlook, PowerPoint und Excel in einem Browser
...unsere einfache Einrichtung: Über unsere Webseite bestellen Sie mit nur wenigen Klicks und finden in den FAQ zahlreiche Anleitungen zur Nutzung von Office 365.
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