Google Workspace vs. Microsoft SharePoint – ein Vergleich
Veröffentlicht am 02.09.2022 von DomainFactory
Digitales und ortsunabhängiges Arbeiten: Was bis 2020 nur ein Trend war, ist heute ein Muss. Das heißt auch, dass Unternehmen leistungsfähige Lösungen für die Kollaboration in Teams brauchen, um handlungsfähig zu sein.
Nach einem Vergleich der verschiedenen Lösungen am Markt stehen viele Firmen letzten Endes vor der Frage: Wollen wir mit Google Workspace oder Microsoft Sharepoint arbeiten? Beide Plattformen zeichnen sich dadurch aus, dass sie von Branchengiganten – Google bzw. Microsoft – bereitgestellt und zuverlässig weiterentwickelt werden. Sowohl Google Workspace als auch SharePoint bieten zahlreiche Funktionen zur Online-Kollaboration und zum Content Management, sowohl auf dem Desktop als auch mittels mobiler Apps.
Bei der Entscheidung zwischen Google Workspace und SharePoint ist es daher wichtig, die jeweiligen Stärken und Schwächen zu kennen.
Was ist Google Workspace?
Ab 2007 hat Google immer mehr nützliche Apps für die Online-Kollaboration entwickelt und veröffentlicht. Diese wurden 2016 unter dem Namen G Suite zusammengefasst, und G Suite wurde 2020 in Google Workspace umbenannt.
Google Workspace enthält heute folgende Apps:
- den E-Mail-Dienst Gmail,
- den Google Kalender,
- die Videokonferenz-Plattform Google Meet (zuvor Google Hangouts Meet),
- den Filehosting-Dienst Google Drive,
- die Webhosting-Plattform Google Sites,
- eine Office-Suite mit Google Docs, Sheets, Slides und Forms – bereits nahtlos mit Google Drive integriert,
- die Kommunikationsplattform Google Currents,
- sowie eine Lösung zur revisionssicheren Archivierung, Google Vault.
Viele dieser Dienste – u. a. Gmail, Google Kalender, Hangouts, Drive, Sites, Docs und Sheets – sind auch alleinstehend außerhalb von Google Workspace für registrierte Google-Nutzer verfügbar.
Google Currents und Google Vault stehen allerdings exklusiv innerhalb von Google Workspace zur Verfügung. Google Meet wird innerhalb einer Google-Workspace-Lizenz um Funktionen erweitert, die Privatnutzern nicht zur Verfügung stehen – etwa Handheben, Aufzeichnung von Sessions und Breakout-Sessions.
Modulare Kollaborationslösung
Zudem bindet Google Workspace die oben genannten Apps mit einer einheitlichen Nutzerumgebung zusammen (siehe Abbildung).
(Quelle www.googlewatchblog.de)
Die Kollaboration innerhalb von Google Workspace ist also über verschiedene Apps verteilt. Google Kalender bietet die Möglichkeit, Teammitglieder und Externe zu Terminen einzuladen und stellt bei der Erstellung eines Termins gleich auch einen Link für eine Videokonferenz auf Google Meet zur Verfügung.
Innerhalb von Google Docs (und den anderen Formaten wie Sheets und Slides) gibt es nicht nur die aus anderen Office-Suiten bekannten Funktionen der Kollaboration an einem Dokument, mit Änderungsnachverfolgung, Kommentaren und Antworten auf die Kommentare. Dokumente können auch gemeinsam in Echtzeit und ohne aufwendige Versionsverwaltung bearbeitet werden.
Google Currents ist eine abgespeckte Version des eingestellten Google+ und ist wie ein klassisches soziales Netzwerk aufgebaut: Teilnehmer können Updates posten und anderen folgen, deren Updates dann wiederum im eigenen Stream erscheinen und mit Likes versehen und kommentiert werden können.
Tipp: Im Google Workspace Marketplace finden Sie Hunderte weitere Apps und Add-ons für die tägliche Arbeit.
Was ist Microsoft SharePoint?
Microsoft SharePoint hat sich nicht wie Google Workspace aus einer modularen Sammlung einzelner Apps entwickelt. Vielmehr war Microsoft SharePoint von vornherein als übergreifende Lösung für das Content Management in einer Organisation geplant.
Das merkt man der Benutzeroberfläche von SharePoint an, die immer noch in Form eines Intranets mit Webseiten organisiert ist. Diese Webseiten von SharePoint unterscheiden sich in zwei Typen: Communication Sites und Team Sites. Beide können jeweils Unterseiten haben.
(Quelle: www.softwareone.com/de-de/blog/artikel/2018/10/16/sharepoint-server-2019)
Die eigentliche Kollaboration im Team findet in SharePoint auf den Team Sites statt. Hierbei handelt es sich um Webseiten mit differenzierten Permissions, die entweder nur im Team, für einzelne Mitglieder oder im ganzen Intranet des Unternehmens zugänglich gemacht werden können. Für die Kollaboration in Projekten innerhalb von SharePoint am mächstigsten sind dabei Wiki-Seiten, in denen Diskussionen über Inhalte geführt und Änderungen nachverfolgt werden können.
Eine Filehosting-Lösung ist in SharePoint nicht automatisch integriert, lässt sich aber einfach durch Nutzung des Microsoft-eigenen OneDrive schaffen.
Das Dokumentenmanagement in SharePoint ist dagegen sehr differenziert: Dokumentenbibliotheken können in SharePoint innerhalb von Team Sites und Communication Sites angelegt werden. Zahlreiche Inhaltstypen und entsprechende anpassbare Workflows sind verfügbar: So können Sie in SharePoint für ein Dokument etwa Feedback im ganzen Team sammeln, die Genehmigung eines Vorgesetzten einholen, die Signaturen einer bestimmten Gruppe einsammeln oder Gültigkeit und Revisionen eines Dokuments managen. Hier ist SharePoint wesentlich umfangreicher als Google Workspace.
Preismodelle von Google Workspace und Microsoft SharePoint
Die Preise von Google Workspace orientieren sich an der Nutzerzahl und werden monatlich berechnet. Zur Zeit gibt es die Varianten Business Starter (ca. 5 EUR pro Monat und Nutzer), Business Standard (ca. 10 EUR) und Business Plus (ca. 15 EUR) sowie Enterprise mit individuellem Preismodell. Einige Funktionen, wie etwa Google Workspace Vault, stehen erst ab Business Plus zur Verfügung. (Preise: Stand September 2022)
Microsoft SharePoint bietet ein Service-Modell, das es in Google Workspace nicht gibt: den lokalen Betrieb im Unternehmen mit SharePoint Server. Die Preisgestaltung ist komplex, da auch Lizenzen für Windows Server und SQL Server notwendig sind. Vereinfacht gesagt kostet die SharePoint-Server-Lizenz einige tausend Euro, und zusätzlich werden noch Kosten pro Nutzer fällig.
Alternativ dazu hat SharePoint Online, die Cloudlösung, eine ähnliche Preisstruktur und ähnliches Preisniveau wie Google Workspace. In der umfangreichsten Variante ist SharePoint in Microsoft 365 integriert.
Open-Source-Alternativen zu Google Workspace und Microsoft SharePoint
Immer beliebter werden auch Open-Source-Alternativen zu Google Workspace und Microsoft SharePoint. Da Google Workspace und SharePoint sich in ihren Schwerpunkten deutlich unterscheiden, gilt dies auch für in Frage kommende Open-Source-Alternativen. Hier ist vor allem Nextcloud zu nennen, das vor allem als Open-Source-Filehosting punktet, sich aber immer stärker zu einer umfassenden Online-Kollaborationslösung entwickelt. Wer einen geringeren Funktionsumfang benötigt, hat mehr Auswahl, beispielsweise Mediawiki als Open-Source-CMS, BigBlueButton als Videokonferenz-Software, die Open-Source-Groupware SOGo als Lösung für Kollaboration und geteilte Kalender, und viele weitere.
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