So wichtig sind Dokumentenmanagement-Tools für Ihr Business

Was sind Dokumentenmanagement-Tools?

Ein Dokumentenmanagement-Tool oder Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist ein Muss im digitalen Zeitalter. Es ersetzt Papier, Akten und Ordner und schafft einen zentralen, digitalen Ort, an dem Sie geschäftliche Dokumente sicher aufbewahren und übersichtlich strukturieren können.

Dokumentenmanagement-Tools sind nicht nur in modernen Unternehmen wichtig, die innovative, technologisch geprägte Produkte oder Leistungen anbieten. DMS-Lösungen optimieren branchenübergreifend und sind daher vom Start-up über den Mittelstand bis hin zum Konzern relevant.

Darum sind Dokumentenmanagement-Tools wichtig

Ein effektives Tool, mit dem Sie Ihre Dokumente optimal managen, zahlt unmittelbar in diese drei Aspekte ein: Organisation, Performance und Sicherheit. Daraus ergeben sich fünf wesentliche Vorteile:

• Sie organisieren und verwalten Dokumente besonders effizient.
• Sie erleichtern die Zusammenarbeit auch abteilungsübergreifend.
• Sie gewährleisten den Schutz vertraulicher Informationen und Daten.
• Sie sparen Platz im Büro und reduzieren die Kosten für Arbeitsmittel.
• Sie richten Ihr Unternehmen umweltbewusster und nachhaltiger aus.

Dokumentenmanagement-Tools sind echte Office-Allrounder, die verschiedene Bereiche optimieren können – dazu zählen vor allem:

• Projektmanagement
• Teamkommunikation
• Vertragsmanagement
• Archivierung
• Aufbewahrung
• Beschaffung

Der Alltag wird globaler und digitaler. Und die Entwicklungen bestimmen auch, wie und wo wir arbeiten. Mobile Lösungen sind gefragt. Der Wettbewerb wird umkämpfter. Für viele Unternehmen ist es daher elementar, dass sie ihre Prozesse effizienter gestalten.

Was zeichnet ein effektives DMS aus?

Ein gutes Datenmanagementsystem kann sehr wertvoll sein, um konkurrenzfähig zu bleiben. Doch dafür muss es zum Unternehmen passen und die wichtigsten Anforderungen erfüllen. Darauf sollten Entscheidungsträger achten:

• Funktionalität und Integration mit anderen Tools
• Benutzerfreundlichkeit und einfache Navigation
• Hohe Sicherheit und starker Datenschutz
• Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit
• Kundenfreundlicher Support

Es ist wichtig, dass Sie Ihren individuellen Bedarf ermitteln und so die beste Lösung finden.

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Unterschiedliche Arten von Dokumentenmanagement-Tools

Alle Datenmanagementsysteme bieten die wesentlichen Basisfunktionen: Sie können Ihre Dokumente und Daten speichern, organisieren und administrieren sowie gemeinsam daran bearbeiten und sie teilen. Darüber hinaus sind oft diese Features integriert:

• Versionierung: Ältere Versionen von Dokumenten wiederherstellen
• Synchronisierung: Alle Änderungen aktualisieren sich in Echtzeit
• Freigabeworkflows: Gezielte Zuweisung von Themen und Prozessen
• Suchen und Filtern: Mehr Ordnung durch manuell anpassbare Funktionen

Die folgenden Datenmanagement-Tools sind besonders beliebt.

Cloud-basierte Tools wie Google Drive

Viele Unternehmen nutzen Cloud-Lösungen wie Google Drive, um neben Dokumenten auch Präsentationen und Tabellen online zu erstellen oder bestehende hochzuladen und zu speichern. Die Bedienung ist sehr einfach und mit der App können Sie Google Drive auch mobil nutzen.

Zudem harmoniert das kostenlose Datenmanagement-Tool mit Google Docs, Google Sheets und Google Slides, was den Workflow enorm verbessert.

On-Premise-Tools wie Microsoft SharePoint

Als sogenanntes Enterprise-Content-Management-System ist SharePoint für Freunde von Microsoft eine sehr gute Wahl – schon aufgrund der simplen Integration mit anderen Tools wie Office 365, Power BI und Dynamics 365.

Microsoft SharePoint arbeitet nicht mit einer Cloud – Sie müssen es daher auf Ihren Servern installieren und nutzen. Dadurch behalten Sie zwar die volle Kontrolle über alle Daten, doch der infrastrukturelle IT-Aufwand ist höher und die Wartung muss ebenfalls inhouse erfolgen.

Open-Source-Tools wie Alfresco

Das kostenlose, quelloffene Datenmanagement-Tool erlaubt Integrationen mit Microsoft Office, Google Drive und anderen Tools. Als Open-Source-Lösung können Sie Alfresco flexibel an Ihre unternehmerischen Bedürfnisse anpassen.

Sie profitieren von einer großen Dev-Community und regelmäßigen Updates. Allerdings ist technisches Know-how erforderlich, um Alfresco zu installieren und einzurichten – ist das unternehmensintern nicht vorhanden, entstehen Kosten durch externe Dienstleistungen.

Branchen-Tools wie Lextree

Lextree ist ein sehr spezifisches Dokumentenmanagement-Tool, das sich vor allem für Anwaltskanzleien und Legal-Abteilungen anbietet. Zu den maßgeschneiderten Funktionen gehören das Vertrags-, Fristen- und Compliance-Management, die Risikobewertung und automatisierte Workflows.

Das Tool gilt als sehr benutzerfreundlich und hat eine intuitive Navigation. Zudem kann es mit anderen Lösungen wie Microsoft Office, Adobe Sign und Dropbox interagieren.

Weitere Dokumentenmanagement-Tools

Testen Sie auch die folgenden Tools, wenn Sie ein DMS für Ihr Business suchen:

• Microsoft OneDrive
• Dropbox
• Evernote
• DocuSign
• Box

Dokumentenmanagement-Tools - Fazit: Digitalisieren Sie Ihre Dokumente

Sie suchen nach effizienten Lösungen für Ihren Unternehmenserfolg? Optimieren Sie Ihr Dokumentenmanagement mit effektiven Tools und verwalten Sie Daten, Informationen und Dokumente digital, strukturiert und sicher. So sparen sie physischen Platz und organisieren alles zentral.

Dokumentenmanagement-Tools bieten sich für alle Firmengrößen und viele Abteilungen an. Um das passende System zu finden, sollten Sie gründlich recherchieren. Es gibt beispielsweise Cloud-, Server- und Open-Source-Lösungen sowie branchenspezifische Tools.

FAQ: Die wichtigsten Fragen zu Dokumentenmanagement-Tools

Was ist ein Dokumentenmanagement-Tool? Mit einem Dokumentenmanagement-Tool digitalisieren Unternehmen Ihre Daten, Informationen und Dokumente, sparen Papier sowie Büroartikel wie Akten und Ordner und erhalten eine zeitgemäße, zentrale Lösung.

Welche Vorteile haben Dokumentenmanagement-Tools? Mit solchen Tools optimieren Firmen ihr Dokumentenmanagement, da sie alle wichtigen Unterlagen übersichtlich speichern und effizient verwalten können. Das erleichtert die Teamarbeit, optimiert die Datensicherheit, spart viel Platz und ist deutlich nachhaltiger.

Welche Dokumentenmanagementsysteme gibt es? Es gibt Cloud-basierte Tools wie Google Drive, On-Premise-Systeme wie Microsoft SharePoint, Open-Source-Lösungen wie Alfresco, Branchen-Tools wie Lextree und viele weitere.

Quellen::

• https://easy-software.com/de/software/dokumentenmanagementsystem
• https://trusted.de/dokumentenmanagement
• https://www.omt.de/online-marketing-tools/dokumentenmanagementsysteme

Titelmotiv: Photo by Wesley Tingey on Unsplash