Die wichtigsten Excel-Tipps für Anfänger

Mit diesen Excel-Tipps sparen Sie Zeit und Nerven

Microsoft Excel ist eine der komplexesten Office-Anwendungen, die jemals entwickelt wurden. Anfänger fühlen sich von dem hohen Funktionsumfang oftmals erschlagen. Tatsächlich kann es Jahre dauern, bis man die einzelnen Features bestmöglich zu nutzen weiß. Mit den folgenden Tipps und Tricks finden Sie den optimalen Einstieg und lösen die häufigsten Probleme, mit denen sich Anwender in der Praxis herumschlagen.

Wir haben nachfolgend die zehn besten Excel-Tipps für Sie zusammengestellt.

1. Spalte in Excel einfügen

Wenn Sie zwischen bereits bestehenden Spalten einer Tabelle eine zusätzliche Spalte einfügen müssen, ist es nicht notwendig, vorhandene Inhalte manuell nach rechts zu verschieben oder gar neu zu erfassen. Wesentlich einfacher ist es, neue Spalten zu erstellen:

1. Markieren Sie die Spalte, vor der Sie eine weitere Spalte ergänzen möchten, indem Sie auf den Spaltenbuchstaben klicken.
2. Klicken Sie die rechte Maustaste und wählen Sie „Zellen einfügen“ aus.
3. Die schnelle Alternative zum Kontextmenü: Nutzen Sie die Tastenkombination Strg + Pluszeichen (+).

Alle vorhandenen Spalten werden nun automatisch nach rechts verschoben.

2. Zeile in Excel einfügen

Zeilen können Sie auf dieselbe Art wie Spalten hinzufügen. Markieren Sie dazu die Zeile, vor der Sie eine weitere Zeile ergänzen möchten. Klicken Sie also auf die Zeilen-Ziffer am linken Rand. Auch hier funktioniert der zeitsparende Trick mit dem Shortcut Strg + Pluszeichen.

3. In Excel einen Punkt durch ein Komma ersetzen

Beim Kopieren oder Importieren von Inhalten nach MS Excel kann es vorkommen, dass Zahlenwerte mit Punkt in die Tabelle gelangen. In diesem Fall wird der Wert nicht als Zahl, sondern als Text erkannt.

Beispiel: Aus dem Wert 123.45 soll 123,45 gemacht werden. Hierfür gibt es mehrere Möglichkeiten:

4. Leerzeichen in Excel entfernen

Leerzeichen können zu Problemen in Excel-Tabellen führen. Sie können diese jedoch mit wenigen Klicks entfernen:

1. Markieren Sie den betroffenen Bereich (oder die gesamte Tabelle).
2. Öffnen Sie „Start“ -> Suchen und auswählen -> Ersetzen (oder drücken Sie Strg + H).
3. Geben Sie in der Zeile „Suchen nach“ ein Leerzeichen ein.
4. Die Zeile „Ersetzen durch“ lassen Sie frei.
5. Klicken Sie abschließend auf „Alle ersetzen“.

5. Zeilenumbruch in Excel-Zellen erstellen

Im Gegensatz zu Word bewirkt die Enter-Taste in Excel nicht, dass ein Zeilenumbruch in der Zelle eingefügt wird. Vielmehr springt das Programm einfach in die darunter liegende Zelle. In Excel funktioniert der Zeilenumbruch innerhalb der Zelle wie folgt: Doppelklicken Sie auf die Stelle, an der Sie den Zeilenumbruch eingeben möchten, und verwenden Sie anschließend die Tastenkombination Alt + Enter.

6. Monate in Excel addieren

MS Excel bietet die Möglichkeit, Datumswerte wie Monate zu addieren.

Beispiel: Sie haben eine Tabelle für eine Projektplanung angelegt. Ausgehend von einem bestimmten Starttermin möchten Sie nun einen Endtermin errechnen, der X Monate in der Zukunft liegt. Die Tabelle könnte wie folgt aussehen:

Um den Endtermin zu ermitteln, müssen Sie in Spalte C folgende Formel verwenden:

• =EDATUM(Starttermin;Monate)

In diesem Beispiel müsste die Eingabe in der zweiten Zeile =EDATUM(A2;B2) lauten. Excel addiert nun drei Monate zum Starttermin hinzu. Das Ergebnis ist in diesem Fall das Datum 08.04.2020. Damit dieses korrekt dargestellt wird, muss Spalte C als Datum formatiert sein.

7. Excel-Formel: Differenz in Prozent ausrechnen

Im Geschäftsleben müssen häufig prozentuale Abweichungen ermittelt werden. Nehmen wir an, Sie haben folgendes Zahlenmaterial:

Um die Differenz in Prozent zu errechnen, müssen Sie Wert B durch Wert A teilen. Die Formel lautet:

• =B2/A2

Abschließend formatieren Sie Spalte C im Prozentformat („Start“ -> Prozentzeichen-Schaltfläche).

8. Doppelte Werte in Excel markieren

Duplikate können Sie in Excel ganz einfach markieren (gültig ab Excel 2007):

1. Markieren Sie den Bereich, in dem doppelte Werte hervorgehoben werden sollen.
2. Klicken Sie auf „Start“ -> Bedingte Formatierung -> Regeln zum Hervorheben von Zellen -> Doppelte Werte.
3. Wählen Sie die gewünschte Farbe aus und klicken Sie auf OK.

9. Zeichen zählen in Microsoft Excel

Das Zählen von Zeichen in einer Zelle lässt sich über diese Formel lösen:

• =LÄNGE(Zelle)

Möchten Sie beispielsweise die Zeichen in Zelle A1 zählen, so lautet die Formel =LÄNGE(A1).

10. Excel-Diagramme erstellen

Wenn Sie als Anfänger schnell Diagramme in Microsoft Excel erstellen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Markieren Sie den Bereich Ihrer Tabelle, der als Datenbasis dienen soll (inklusive der Spaltenüberschriften).
2. Wählen Sie das Menü „Einfügen“ aus.
3. Klicken Sie auf ein Diagramm Ihrer Wahl (Säule, Linie, Kreis etc.).

Sie haben nun ein Diagramm erstellt. Über das Menü „Diagramm“ können Sie es bei Bedarf optisch und inhaltlich verändern.

Fazit: Der Einstieg in MS Excel muss nicht schwer sein

In diesem Artikel konnten Sie lernen, wie Sie von Beginn an schnell und effizient mit Excel arbeiten. Probieren Sie die Tipps am besten gleich aus und steigern Sie Ihre Produktivität.